Poradnik - Instrukcje

100% zgodności z RODO – zarządzaj zgodami przy użyciu Webankiety

Zgodność z RODO – dla niektórych firm to hasło, które spędza sen z powiek. Liczba procdur i zgód związanych z wejściem w życie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych oraz bezpieczeństwa danych może zwalić z nóg, szczególnie jeśli przed wejściem w życie rozporządzenia firma nie bardzo interesowała się ochroną danych osobowych, ani nie prowadziła w tym kierunku żadnych działań.

Ale nie takie RODO straszne, jak je malują! My w Webankiecie od zawsze stawiamy bezpieczeństwo danych osobowych naszych klientów na szczycie listy naszych priorytetów (zobacz sam) i chcemy Wam w tym pomóc. Dlatego przygotowaliśmy proces, dzięki któremu zarządzanie zgodami wyrażanymi przez użytkowników strony, klientów itd. będzie naprawdę proste. 

Krok po kroku wyjaśnimy Ci jak przygotować kwestionariusz ze zgodami, wysłać go do odpowiednich respondentów i zarządzać zgromadzonymi zgodami tak, aby mieć pewność który z klientów wyraził zgodę na określony rodzaj działania i przetwarzania danych. 

Instrukcję możesz wykorzystać przy przygotowywaniu różnego rodzaju zgód, m.in.:

  • zgody na komunikację marketingową,
  • zgody na zapis do newslettera,
  • zgodę na przetwarzanie danych w celu dokonania zakupu (np. w sklepie internetowym),
  • zgodę na przetwarzanie danych w celu świadczenia usług.

Zaczynajmy!

Krok 1: Stworzenie formularza ze zgodami 

Na początek musisz stworzyć formularz, w którym umieścisz treść zgód (lub zgody) i dasz klientowi możliwość zaznaczenia wybranych wariantów. Zgoda na przesyłanie komunikacji marketingowej może wyglądać w taki sposób:

Tworzenie formularza ze zgodami nie różni się od tego, w jaki sposób powstaje każda inna ankieta online. Ze względu na charakterystykę tego kwestionariusza damy Wam jednak kilka wskazówek, które jeszcze bardziej ułatwią i przyspieszą tworzenie ankiety:

Przypominamy, że możesz skorzystać także z gotowego szablonu badania, przygotowanego przez naszych ekspertów. Wszystkie informacje na temat tego, jak dodawać pytania do ankiety, dzielić ją na strony czy zadbać o estetyczny wygląd znajdziesz w naszym Poradniku

Krok 2: Import adresów e-mail klientów (np. z systemu CRM) do Webankiety

Celem formularza ze zgodami jest przyspieszenie i ułatwienie Waszej pracy. Dlatego podpowiemy Wam nie tylko jak szybko stworzyć kwestionariusz zgodny z RODO, ale również jak wysyłać zgody do klientów w najbardziej optymalny sposób.

Najprostszym rozwiązaniem jest import kontaktów (adresów e-mail) z wewnętrznego systemu firmy, np. CRM. Wystarczy, że pobierzesz z programu dokument z imieniem i nazwiskiem oraz adresem e-mail klientów i wgrasz go do Webankiety. Kontakty zapiszą się automatycznie, a Ty w kilka minut ustawisz cały proces wysyłki.

Dokładną instrukcję tego, w jaki sposób zaimportować kontakty znajdziesz w artykule w naszym poradniku, w części: Wysyłka do zaimportowanej listy

Krok 3: Wysyłka formularza ze zgodami z firmowego e-maila

Skoro zaimportowałeś już listę kontaktów na swoje konto w Webankiecie, przyszedł czas na wysłanie formularza RODO do Twoich klientów. Jest to bardzo proste – wystarczy, że raz ustawisz wysyłkę i stworzysz treść zaproszenia do wzięcia udziału w ankiecie (korzystając z gotowego szablonu), a następnie dzięki kilku kliknięciom wysyłka będzie odbywała się automatycznie.

Podczas wysyłki powinieneś zwrócić uwagę na kilka kwestii:

1. stworzenie treści zaproszenia, które wyświetli się w mailu zawierającym formularz

Formularz zawierający zgody na przetwarzanie danych osobowych nakładane przez RODO jest specyficznym rodzajem ankiety. Dlatego pamiętaj, aby w treści zaproszenia lub wstępie do ankiety poinformować respondenta o jej celu. W osobnym artykule przeczytasz o tym, jak stworzyć idealne zaproszenie do ankiety i jak wybrać najlepsze ustawienia wysyłania. 


2. zadbanie o to, aby było wysłane tylko do wybranych (lub wszystkich) kontaktów

Po zaimportowaniu listy kontaktów z pliku możesz zdecydować, że formularz RODO zostanie wysłany do wszystkich lub tylko wybranych klientów (np. tylko tych do których ma trafić newsletter). 

3. ustawienie wysyłania przypomnień do zaznaczenia zgód RODO

Wiadomo, że zależy Ci na tym, żeby zgody na przetwarzanie danych osobowych udzieliło jak najwięcej klientów. Dlatego po wysyłce pierwszego zaproszenia do formularza należy ponowić prośbę, czyli wysłać przypomnienie, zachęcające wypełnieniu ankiety.

Treść przypomnienia możesz stworzy na bazie gotowego szablonu. Webankieta pozwala również automatycznie wysłać przypomnienia do tych kontaktów, którzy jeszcze nie wypełnili ankiety. Nie musisz więc martwić się, że przez pomyłkę wyślesz wiadomość do tych, którzy zaznaczyli już zgody na przetwarzanie danych osobowych lub kogoś pominiesz. 

O tym jak ustawić przypomnienie dla swojego formularza dowiesz się z naszego poradnika. Na blogu opisaliśmy również to, jak może wyglądać taka wiadomość i jak najlepiej ją stworzyć.

To już wszystkie niezbędne kroki jakie musisz wykonać podczas wysyłania formularza. Jest jednak jeszcze jedna kwestia, która może Cię zainteresować zadbanie o to, aby e-mail z zaproszeniem wysłany był z wewnętrznego serwera pocztowego firmy.

Nie jest to obowiązkowe, jednak może pomóc w lepszym odbiorze ankiety. Dlaczego? Ponieważ klient proszony o udzielenie zgody na przetwarzanie danych udziela jej dla Twoich produktów, usług i marki. Byłoby więc dobrze, aby taka wiadomość została wysłana przez Ciebie, a nie nieznanego nadawcę

Na szczęście w Webankiecie wysyłka zaproszenia z własnego adresu e-mail jest prosta – wystarczy, że postąpisz zgodnie z instrukcją opisaną w artykule. 

Krok 4: Eksport wypełnień do systemu CRM – informacja o tym kto wypełnił, jakie zgody

Webankieta pozwala na eksport wyników zbiorczych, pojedynczych wypełnień, jak i wyników przefiltrowanych w wybrany sposób. Korzystać z możliwości, jaką daje eksport wyników możesz zapisać dane zgromadzone w formularzu ze zgodami RODO na dysku twardym komputera. Stamtąd możesz już bezpośrednio wgrać je do wewnętrznego systemu firmy, np. CRM-u i dzięki temu gromadzić wszystkie zgody na przetwarzanie danych osobowych w jednym miejscu. Dzięki takiemu rozwiązaniu:

  • w wewnętrznym systemie będziesz widział nie tylko czy klient udzielił zgody wymaganej przez RODO, ale i jakiego rodzaju były to zgody,
  • będziesz mógł zaadresować ponowną wysyłkę prośby o udzielenie zgody tylko do tych klientów, którzy jeszcze jej nie udzielili,
  • zdobędziesz pewność, że wszystkie działania firmy prowadzone są zgodnie z wymaganiami stawianymi przez RODO i będziesz miał na to dowód. 

Webankieta umożliwia eksport wyników do różnych formatów: XLSX lub CSV oraz SPSS (dla wyników zbiorczych), bądź XLSX, CSV i PDF. Dlatego możesz dobrać rodzaj eksportu do wymagań systemowych Twojego CRM-a lub innych potrzeb czy wymagań sprzętowych firmy. W osobnym artykule w naszym poradniku przeczytasz o tym, jak wyeksportować wyniki  do wybranego formatu.

Masz pytania co do tego jak zrealizować wymagania RODO korzystając z Webankiety?

Jeśli nie jesteś pewien jak stworzyć formularz zgód w sposób, który gwarantuje zgodność z RODO skontaktuj się z nami na czacie, mailowo lub telefonicznie. Zachęcamy Cię również do założenia darmowego konta na Webankieta.pl, gdzie przez 14 dni możesz bez opłat wypróbować funkcje naszej platformy, w tym m.in. tworzenie formularza ze zgodami RODO na bazie gotowych szablonów. 

Czy ten artykuł był pomocny?

Dziękujemy za udzielenie odpowiedzi